Fatturazione elettronica: cosa cambia dal 1 gennaio 2019

Mancano meno di 15 giorni all’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, che dall’1 gennaio 2019 cambierà radicalmente la vita delle imprese italiane. Siamo pronti per questa rivoluzione culturale? E l’infrastruttura tecnologica che è alla base di questa innovazione è in grado di sostenere senza problemi questo nuovo adempimento?

Perché si è scelto questo cambiamento così profondo? L’obiettivo è il contrasto alle false fatturazioni e, in prospettiva, una certa semplificazione amministrativa.

I presupposti normativi arrivano con la Manovra 2018, legge n.205/2017, che al comma 909 recita: “Al fine di razionalizzare il procedimento di fatturazione e registrazione, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato di cui al comma 2.”

In pratica dal primo gennaio 2019 per gran parte degli operatori economici non esisterà più la fattura cartacea alla quale siamo abituati. Sono interessati alla fatturazione elettronica tutti coloro che hanno una partita Iva, con riferimento alle operazioni nei confronti dei titolari di partita Iva, il cosiddetto b2b, ma anche nei confronti dei privati, cioè il b2c. Non è obbligatoria se si emette fattura nei confronti di un soggetto estero. Naturalmente la fatturazione elettronica non riguarda i corrispettivi e le ricevute fiscali.

Ci sono degli esoneri che interessano i contribuenti minimi e forfettari, anche se l’esclusione concerne la fatturazione attiva (non son obbligati ma potranno emettere fattura elettronica). Anche questi soggetti ne saranno interessati in ogni caso dal punto di vista passivo, cioè potranno ricevere fatture elettroniche.

Come sappiamo ci sono stati degli step introduttivi alla fattura elettronica. Il 1° luglio 2018 si è avviato l’obbligo a carico di soggetti che acquistano carburante ad uso autotrazione, poi mitigato dal cosiddetto decreto dignità che ha lasciato fuori il rifornimento alla pompa (per cui fino al 31 dicembre si potrà usare la scheda carburante). Un altro passaggio c’è stato il 1° settembre 2018 con introduzione dell’obbligo per il Tax free shopping.

I contribuenti minimi e forfettari sono esonerati dall’obbligo di emissione di fattura elettronica ma possono emetterla su base volontaria. Inoltre ricevono fatture elettroniche (messe nell’Area riservata dell’Agenzia delle Entrate) ma possono richiedere sempre una copia analogica.

Altri riferimenti normativi che dobbiamo tenere presenti sono:

Il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.
L’Allegato A del Provvedimento, con le caratteristiche tecniche del sistema; sono più di 200 pagine dedicate soprattutto alle software house interessate.
La Circolare 8/E che riguarda i carburanti;
La Circolare 13/E che riguarda più nel dettaglio il subappalto Pubblica Amministrazione e che specifica come deve essere trattato il caso del cosiddetto scarto della fattura.

Dal punto di vista operativo, cos’è una fattura elettronica? Oggi le fatture, che devono contenere i requisiti minimi previsti dall’art. 21 del DPR 633 sull’Iva, sono mandate dal fornitore direttamente al cliente; è un documento analogico (carta, pdf, ecc.) che è spedito tramite posta, mail non certificata, fax ecc..

Dal 1° gennaio 2019 avrà invece le seguenti caratteristiche:

Tracciato standard XML (definito con il provvedimento del 30 aprile 2018); in pratica una sorta di tabella con dei campi da inserire
Verrà inviata dal fornitore al Sistema di Interscambio (SDI), che raccoglie tutte le fatture emesse
Il Sistema di Interscambio controlla i requisiti normativi e tecnici (rispetto del tracciato, firma elettronica se apposta)
Il Sistema di Interscambio recapita al cliente, o mette a disposizione la fattura, se le verifiche sono superate
Se il SDI rileva degli errori respinge la fattura, ed è come se questa non fosse stata emessa.

Il tracciato XML è una sorta di tabella da rispettare, con campi obbligatori, previsti dalla normativa Iva. Se questi campi non vengono correttamente compilati la fattura è scartata dal SDI. Altri campi sono facoltativi, ad es. le condizioni di pagamento.

Ci sono anche campi obbligatori a seconda del tipo di operazione, ad es. l’indicazione del documento di trasporto nel caso di fattura differita, CIG e CUP per la Pubblica Amministrazione, ecc..

Inoltre sono previsti campi opzionali dal punto di vista fiscale, ad es. l’indicazione della ritenuta d’acconto.

C’è anche un’opzione per allegare documenti, anche se il file fattura non può superare i 5 mega di dimensione.

Il Sistema di Interscambio effettua tutta una serie di controlli che riguardano il rispetto dei requisiti tecnici, il rispetto della normativa e la correttezza nei conteggi. In questo modo ad es. non potrà più succedere l’emissione di una fattura nei confronti di soggetti inesistenti.

Come sappiamo lo SDI ha anche una funzione di recapito e rimedia nel caso in cui la spedizione non vada a buon fine, ad es. per ragioni tecniche. In pratica consegna la fattura al destinatario finale. Se ci sono problemi di recapito mette a disposizione la fattura, dopo avere effettuato 5 tentativi, nell’area riservata del contribuente sul sito dell’Agenzia delle entrate.

Mette a disposizione la fattura anche ai contribuenti minimi e forfettari e anche ai privati. Inoltre traccia la data di ricezione e registra il contenuto della fattura. In questo modo l’Agenzia delle Entrate ne conosce tutti i contenuti fin dal momento dell’emissione, per cui certe prassi, ad esempio la correzione della descrizione nella fattura, non si possono più fare. In un caso come questo bisognerà fare una nota di credito e riemettere la fattura.

La fattura elettronica può essere inviata attraverso vari canali:

PEC
Canale informatico dedicato
Piattaforma dell’Agenzia delle Entrate

Il SDI rilascia tutta una serie di ricevute che pervengono sullo stesso canale utilizzato per la trasmissione:

Le ricevute possono essere:

Di invio - non significa ancora che è tutto a posto, ma semplicemente che il file è stata ricevuto dallo SDI. Successivamente il SDI effettua il controllo e per questa operazione può prendersi fino a 5 giorni. Successivamente può accadere:
Consegna - in questo caso la fattura è considerata emessa perché il controllo ha dato esito positivo ed è stata consegnata al cliente
Mancato recapito - anche in questo caso la fattura è considerata emessa in quanto il controllo ha dato esito positivo ma non è stata possibile la consegna perché, ad es., la PEC del ricevente è piena. A questo punto sta al fornitore contattare il cliente avvertendolo che la fattura è stata emessa, magari fornendo anche una copia cartacea di cortesia, e facendo presente che la sua fattura è a disposizione nello spazio riservato del sito dell’Agenzia delle Entrate.
Scarto – si ha quando per qualche motivo il file non va bene; in questo caso la fattura è considerata non emessa.

I motivi di scarto possono essere molteplici:

Errori di conteggio
Destinatario inesistente in Anagrafe Tributaria
Codice ID 7cifre errato, nel caso in cui la fattura sia stata inviata anziché tramite PEC attraverso il Canale Informatico dedicato di cui poi parleremo
Mancanza di elementi essenziali (art. 21 del DPR 633/72).

Nel caso di scarto l’emittente ha 5 giorni lavorativi per rimediare (Circolare 13/E/2018), ma ai fini IVA vale sempre la data esposta sulla fattura. Il rimedio può consistere in un nuovo invio con lo stesso numero e data della fattura (stavolta corretta); in alternativa un nuovo invio con numero che prosegue e il riferimento alla fattura scartata, oppure un nuovo invio con sezionale apposito che richiama la fattura scartata (nel caso in cui il gestionale non permetta una fattura con lo stesso numero di quella scartata e nel frattempo sono state emesse altre fatture).

L’emissione della fattura potrà essere fatta con varie modalità. Intanto va generato il file XML, conforme al tracciato indicato nel Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018, con i software previsti: quelli messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate o i vari software commerciali. Per quanto riguarda l’Agenzia delle Entrate abbiamo 3 possibilità:

Comporre online la fattura tramite l’applicazione web Fatture e Corrispettivi; è il contribuente che accede a Fatture e Corrispettivi con le proprie credenziali
Tramite APP Fattura AE per dispositivi mobili (ma che non risolve il problema della ricezione della fattura);
Software Fattura Elettronica predisposto per installazione su pc e successivo invio tramite Fatture e Corrispettivi o PEC.

In secondo luogo la spedizione al Sistema di Interscambio può avvenire attraverso le stesse modalità sopra descritte oppure tramite PEC o i Software commerciali e canale dedicato di trasmissione. L’invio è sempre attraverso il Sistema di Interscambio. Se si utilizza la PEC all’inizio è necessario un invio alla PEC generale dell’Agenzia delle Entrate; avremo una mail di risposta che indicherà la PEC da utilizzare dal secondo invio.

Se emetto fattura verso un soggetto titolare di partita IVA parimenti obbligato all’emissione di Fattura Elettronica, devo indicare nell’anagrafica cliente la modalità indicata dal cliente stesso per ricevere la fattura: PEC o tramite un canale informatico dedicato (con codice ID a 7 cifre). E’ questa una struttura tecnica molto importante e complessa. Può essere esclusivo (per le grandissime aziende) o condiviso, scelta quest’ultima di molte sw house, che si pongono in una funzione di “postino” per i vari clienti.

Per quanto riguarda i privati non c’è né PEC né Canale informatico dedicato. Lo stesso per i minimi e forfettari.

Se non abbiamo un Canale informatico dedicato devo indicare il codice ID con 0000000. Se ID a 7 cifre è errato interviene lo scarto.

Quali sono le particolarità del B2C, cioè con i privati? Al privato non serve la PEC; una copia della fattura deve essere sempre consegnata in cartaceo, salvo rinuncia; la fattura viene messa a disposizione sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Nei casi dei rapporti con estero abbiamo l’emissione della fattura elettronica facoltativa; in questo caso il canale è XXXXXXX; resta in ogni caso la fattura cartacea.

Come dicevamo i canali di trasmissione possono essere la PEC, la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate ed il Canale informatico dedicato.

C’è la possibilità della registrazione dell’indirizzo preferenziale di recapito (PEC o Canale informatico dedicato); la registrazione evita che la fattura non sia recapitata correttamente per indicazioni errate nella fatturastessa. Si effettua su «Fatture e Corrispettivi» e l’informazione può essere inglobata anche nel QR-CODE.

Il QR-Code è ad utilizzo facoltativo e serve per una semplificazione. Ingloba le informazioni per la fatturazione. E’ un sistema semplice per mandare tutte le informazioni ai fornitori. E’ generato da Fatture e Corrispettivi o Cassetto Fiscale.

Come generare la fattura in formato XML? Dicevamo attraverso l’applicazione web “Fatture e Corrispettivi” o in alternativa l’App Fatture AE (per android e IOS) o il Software Fattura Elettronica. Poi ci sono i vari software commerciali. Se l’azienda utilizza dei sw gestionali probabilmente la società di sw avrà già predisposto gli adeguamenti necessari per generare fatture in formato elettronico.

I servizi dell’Agenzia delle Entrate.

Per utilizzare i servizi dell’Agenzia delle Entrate occorre avere accesso alla piattaforma Fatture e Corrispettivi attraverso le credenziali di FISCONLINE, o SPID (Servizio Pubblico Identità Digitale) o CARTA CNS. L’Agenzia delle Entrate ha dichiarato che dal 1 gennaio 2019 sarà possibile accedere solo tramite lo SPID.

Quali sono i pro e i contro di questi servizi?

Intanto sono gratuiti; ma sono molto “basic”, una sorta di funzione “macchina da scrivere” senza neanche la possibilità di calcoli in automatico. Per i servizi a pagamento abbiamo tanti sw gestionali a disposizione.

Uno dei problemi che può porsi è la tempistica di emissione della fattura, che non è stabilita in modo definitivo. La fattura deve essere contestuale al pagamento del corrispettivo, cioè entro le ore 24 del giorno di riferimento, ma potrebbero esserci dei problemi per certi servizi, ad es. per il conto al ristorante, per l’incasso di una parcella, ecc.. Per il DL collegato alla manovra si prospetta un cambiamento che però non è ancora certo. Nel primo semestre 2019 l’emissione della fattura dovrebbe essere considerata tempestiva se emessa entro il termine di liquidazione dell’Iva. A regime, dal 1 luglio 2019, entro 10 giorni dal termine di esigibilità con indicazione della data.

Per la ricezione della fattura si possono usare gli stessi canali:

PEC
Canale telematico registrato (con ID a 7cifre) messo a disposizione da una software house
L’area riservata messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Il canale di emissione e di ricezione possono anche essere svincolati, ad esempio posso emettere tramite PEC e ricevere sull’area riservata.

Un aspetto da considerare è la lettura del file XML ricevuto. Come faccio a leggere un file elettronico? Se utilizziamo il canale informatico messo a disposizione da una sw house probabilmente il programma avrà anche un file per la visualizzazione delle fatture. Questo è indispensabile altrimenti non riusciamo a leggere la fattura.

Oppure possiamo utilizzare un software gratuito, Assoinvoice, una sorta di cruscotto di lettura dei file xml, messo a disposizione da Assosoftware, l’Associazione che raggruppa le principali società di software.

In pratica riceveremo le fatture elettroniche tramite PEC dall’Agenzia delle Entrate, con 2 file, la fattura e i cosiddetti metadati con l’identificativo unico che distingue il nostro file xml. Dovremo salvare le fatture in una cartella e Assoinvoice ce le legge e potremo anche stamparle.

Un’altra problematica riguarda la conservazione digitale, obbligatoria ai fini civilistici e fiscali, che deve avvenire attraverso il rispetto di tutta una serie di standard tecnici. Questa modalità si chiama “conservazione sostitutiva”. Ci sono servizi a pagamento e il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate. In quest’ultimo caso è necessaria l’adesione al servizio che va fatta in via telematica attraverso la piattaforma Fatture e Corrispettivi. In questo modo tutti i file che transitano nel Sistema di Interscambio automaticamente sono portati in conservazione sostitutiva. Naturalmente il servizio dell’Agenzia delle Entrate è un servizio minimo per ottemperare l’obbligo di legge. I servizi a pagamento offrono servizi aggiuntivi in termini di modalità di consultazione.

Secondo le previsioni dell’Agenzia delle entrate la fatturazione elettronica dovrebbe determinare un gettito fiscale aggiuntivo di circa 1,9 miliardi e dovrebbe coinvolgere circa 3 milioni di partite iva.

I costi per la gestione almeno inizialmente dovrebbero crescere e potrebbero esserci problemi operativi vista la scarsa diffusione della cultura digitale. Inoltre ci sono alcune perplessità del Garante per la privacy che ha definito la fattura elettronica una «sproporzionata raccolta di informazioni con relativi rischi di usi impropri da parte di terzi». In pratica c’è un qualche rischio che i dati riservati delle imprese non siano sufficientemnte tutelati.

Cose pratiche da fare prima dell’entrata in vigore dell’obbligo:

Per l’emissione della fattura scegliere il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate o un software commerciale
Per l’invio della fattura scegliere PEC, piattaforma, APP o canale telematico
Scegliere con quale strumento ricevere: PEC o canale telematico
Recuperare gli indirizzi telematici dei clienti;
Registrare il proprio recapito preferenziale;
Generare QR Code e fornirlo ai fornitori;
Attivare la conservazione sostitutiva;
Produrre le deleghe per il commercialista;
Studiare il passaggio della documentazione e dei dati con il consulente fiscale
Avere lo SPID per l’accesso alla piattaforma dell’Agenzia delle Entrate